ALTERNATIF SUSUNAN ACARA PEMBUKA BERISI HIBURAN
Salah satu cara agar suatu acara berhasil maka haruslah dimulai dari faktor pembukaan. Diawal acara tertentu khususnya acara_acara yang menginspirasi motivasi, maka ilustrasi ritmik dan tarian yang berisi ambisi atau penyemangat ditampilkan diawal acara.
 |
| gambar menari |
1. Cari Referensi
Sebanyak-banyaknya
Pertama-tama yang perlu anda lakukan dalam membuat konsep acara
yang menarik adalah dengan cara mencari referensi acara lain
sebanyak-banyaknya, terutama yang sesuai dengan event yang akan anda buat. Ini
berguna untuk memancing ide kreatif anda sendiri, karena dengan melihat
berbagai referensi acara, bisa jadi anda akan terpikirkan suatu ide baru,
ataupun hasil percampuran dari referensi-referensi tersebut.
2. Pelajari Studi
Kasus dari Acara yang Pernah Ada
Tidak hanya melihat referensi dari luarnya saja, anda juga harus
membedah setiap acara yang anda ambil sebagai contoh, dan mencoba mengupas apa
saja yang dibutuhkan guna acara tersebut berjalan dengan baik. Dengan begitu
anda jadi lebih memahami apakah acara yang serupa juga bisa anda lakukan atau
tidak, dan kalau tidak mungkin dilakukan, apa kira-kira alternatif yang bisa
anda coba. Pahami juga siapa yang mensponsori acara tersebut, dari industri
apa, siapa target pengunjungnya, berapa harga tiket masuknya, di mana
lokasinya, apa kendala yang kira-kira mereka hadapi, dan lain sebagainya.
3. Menyusun Konsep Awal
Langkah selanjutnya adalah mencoba membuat draft kasar dari
konsep yang ingin anda ajukan setelah melihat dan mengamati contoh kasus yang
pernah ada, tanpa harus membutuhkan data yang valid. Buatlah konsep awal yang
hanya berisikan elemen-elemen nya saja tanpa harus ada perumusan rencana
anggarannya seperti apa, guna membantu anda membentuk suatu kerangka dasar dari
konsep acara tersebut.
4. Buang Elemen yang Tidak Perlu
Setelah konsep awal jadi, selanjutnya anda harus memilah dan
membuang elemen-elemen yang sekiranya tidak diperlukan, baik karena anda angap
akan sulit dilaksanakan, atau yang anda anggap hanya akan menjadikan biaya
semakin bengkak, atau faktor-faktor lainnya. Yang dimaksud elemen di sini bisa
dari beragam hal, misalnya konsep desain panggung, gimmick dari acara,
pengisi acara, spesifikasi sound system dan lighting, atau hal apapun yang anda
masukkan ke dalam konsep awal tersebut.
5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari
Harga
Setelah anda membuang elemen-elemen yang tidak perlu, langkah
selanjutnya anda sudah bisa untuk mulai survei harga dan juga vendor, dan
membuat daftar lengkapnya sehingga apabila konsep anda nantinya berjalan, anda
sudah tidak perlu repot lagi mencari-cari. Ini juga berguna untuk
mengantisipaso apabila kesiapan anda dipertanyakan oleh atasan, ataupun calon
sponsor atau pemberi dana, karena anda bisa mengajukan daftar vendor tersebut
supaya mereka juga memahami berapa besar anggaran yang anda butuhkan dan juga kemungkinan
suatu elemen bisa terlaksana atau tidak.
6. Menyusun Tim yang Kompeten
Walaupun masih tahap konsep, anda juga sebaiknya sudah mulai
menyusun siapa-siapa saja yang sekiranya akan anda masukkan ke dalam tim inti
pelaksana acara tersebut, dan lebih baik lagi apabila anda dapat mengkonfirmasi
kesediaan mereka. Memilih seseorang yang tepat untuk suatu posisi bisa akan
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pekerjaan anda nantinya pada saat
mempersiapkan suatu acara, dan juga dapat menambah kredibilitas anda apabila
orang tersebut sudah memiliki reputasi.
7.
Brainstorming dengan Tim
Setelah tim terbentuk, ada baiknya anda diskusikan lagi mengenai
konsep acara yang akan anda ajukan, dan mencoba mendapatkan feedback dari
masing-masing anggota tim pelaksana yang anda tunjuk tersebut. Perlu dicatat
bahwa tidak serta merta usulan mereka harus anda terapkan, melainkan anda harus
mempertimbangkan dengan matang apakah usulan ang diberikan benar-benar
memberikan manfaat yang signifikan atau tidak.
8. Menyusun Daftar Sponsor
Setelah konsep telah anda susun dan dimatangkan, maka tahapan
selanjutnya dalam cara membuat konsep acara adalah menyusun daftar nama-nama
sponsor yang sekiranya akan memiliki peluang terbaik untuk mendanai acara yang
akan anda laksanakan tersebut. Pastikan calon sponsor yang anda kumpulkan
memiliki target audiens yang serupa dengan target pengunjung acara anda, atau
pun sesuai dengan tema kegiatan, industri yang anda sasar, atau apa saja yang
sekiranya akan dapat memberikan manfaat bagi para calon sponsor tersebut.
9. Menyusun Proposal yang Menarik
Apabila konsep telah matang, tim telah siap, daftar vendor dan
sponsor juga telah anda buat, maka tahapan selanjutnya adalah menyusun proposal
yang menarik bagi para calon sponsor serta pemberi dana. Isi proposal biasanya
berupa paket-paket sponsorship yang berisikan imbal balik apa saja yang akan
diterima calon sponsor apabila tertarik untuk mendanai acara, misalnya
penempatan logo sponsor pada spanduk, brosur, penyediaan booth di lokasi acara,
dan lain sebagainya.
10. Buat Survei
Untuk semakin memantapkan persiapan, anda juga bisa mencoba
membuat survey kepada para calon pengunjung atau calon partisipan dalam konsep
acara yang anda buat, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa besar acara
tersebut menarik minat mereka. Karena, semenarik dan sekreatif apapun konsep
acara yang anda buat menurut anda dan tim, apabila ternyata tidak dianggap
cukup menarik oleh calon pengunjung atau partisipan yang anda targetkan
tentunya akan percuma dan hanya akan membuang waktu serta biaya saja.
11. Kaji Ulang Konsep Acara
Anda juga perlu mengkaji ulang konsep acara meskipun telah banyak anda revisi dan hilangkan berbagai elemen di dalamnya, guna memastikan apakah ada hal-hal yang masih terlewat atau bahkan bisa ditambahkan ke dalamnya. Tetapi anda juga harus tahu kapan waktunya anda berhenti mengkaji ulang, karena dikhawatirkan apabila telalu sering anda kaji, bisa jadi akan terlalu banyak tambahan yang membuat konsep acara melenceng terlalu jauh dari tujuan awalnya.
Semoga berhasil !
Post a Comment for "ALTERNATIF SUSUNAN ACARA PEMBUKA BERISI HIBURAN"